Digital statt staubig – Das historische Stadtarchiv

Als 2009 das Kölner Stadtarchiv einstürzte, begann die schwierige Forschung nach den Ursachen – aber auch eine der größten Rettungsaktionen archivarischer Bestände, die es je gab. Teile des wertvollen Archivguts wurden zerstört oder durchnäßt, fast alles stark verschmutzt. Bei der Restaurierung spielt die Digitalisierung der Bestände eine große Rolle.

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Eine zum Scan vorbereitete mittelalterliche Schrift.
Bild: Anissa Zoghlami

Das Kölner Stadtarchiv umfasst Bestände von einfachen Akten bis hin zu mittelalterlichen Schriften. Es bietet also einen facettenreichen Inhalt. Dieser Inhalt ist in einem Archiv üblicherweise in Beständen organisiert.
Der Leiter der Restaurierungs- und Digitalisierungszentrale, Dr. Andreas Berger, und sein Team können sich jedoch jetzt nicht mehr an der früheren Sortierung orientieren, da bei dem Einsturz das gesamte Material verwüstet wurde. „Teilweise lagen ganze Stücke im Grundwasser oder sind vom Regenwasser nass geworden“, sagt Andreas Berger.
Schon vor dem Einsturz hat das Stadtarchiv mit der Digitalisierung der Bestände begonnen. Bereits im Jahr 2007 wurden zu diesem Zweck Scanner angeschafft. Bis zum Einsturz lief die Digitalisierung jedoch eher unstrukturiert ab.

Analogie versus Digitalisierung

Nach dem Einsturz griffen die Mitarbeiter des Archives zunächst auf die sogenannten Sicherungsfilme (Schwarzweiß-Mikrofilme) zurück. Auch diese Filme müssen digitalisiert werden. Viele Originale waren nicht sofort greifbar und mussten erst von tatkräftigen Helfern aus den Trümmern geborgen werden, bevor sie anschließend digitalisiert wurden.
Bei der Speicherung auf Schwarzweiß-Mikrofilme werden Kulturgüter auf ein Medienband gespielt, das sehr lange haltbar ist. Auch im Stadtarchiv wurden seit dem Ende der 60er Jahre Mikrofilme von sehr vielen Beständen erstellt. Dies wurde mit speziellen Kameras durchgeführt, die aus Bundesmitteln finanziert wurden. Diese Methode ist ein Vorläufer der heutigen Digitalisierung. „Mikrofilme sind ja was herrlich Analoges. Trotzdem war es eine gute Methode, Bestände zu sichern und haltbar zu machen“, beschreibt Claudia Tiggemann-Klein, Leiterin der Stabsstelle Presse und Öffentlichkeit des Historischen Archivs.

Seit 2007 wurden diverse Arten von Archivgut bereits mit den neuen Scannern digitalisiert. „Das geschah jedoch vornehmlich auf Benutzeranfragen, also nicht systematisch“, erklärt Andreas Berger. Das heißt, dass die Bestände nur in sehr kleinem Umfang digitalisiert wurden, 2009 war dieser Prozess also noch nicht sehr weit gediehen.

Vorgehensweise bei der Digitalisierung

Das durch den Einsturz beschädigte Archivgut wird der Reihenfolge nach bearbeitet, wie es aus den Asylarchiven, in die es direkt nach dem Einsturz gebracht wurde, in die Restaurierungs- und Digitalisierungszentrale (RDZ) in Köln-Porz-Lind geliefert wird. Restauratorinnen und Restauratoren entscheiden, welcher Behandlung das jeweilige Stück unterzogen werden kann. „Diese Mitarbeiter entscheiden das nach Fragen wie beispielsweise: Ist es möglich, das Stück noch im Original zu nutzen? Kann es digitalisiert werden? Wenn ja, wie kann man dies ausführen? Wie weit kann ich ein Buch öffnen, ohne es zu beschädigen? Darf die Oberfläche berührt werden und welche Hilfsmittel dürfen verwendet werden?“, erklärt Berger. Anschließend identifiziert ein Archivar das Stück, indem er alle Angaben überprüft. „Aufgrund dieser Angaben wissen wir, wie wir weiter vorgehen werden.“ Bergers Team stehen sechs unterschiedliche Scanner zur Verfügung – von groß bis klein –, die es ihm möglich machen, alle Materialien passend zu behandeln.

Auf Stücke wie Verwaltungsakten mit personenbezogenen Daten wird bei der Digitalisierung zurzeit noch keine Rücksicht genommen, da sie ohnehin erst in 50 Jahren eingesehen werden dürfen. Auch gut erhaltene, selten gebrauchte Akten werden noch nicht digitalisiert, weil bei Bedarf auch das Original genutzt werden kann. Es gibt genügend anderes Material, das bei der Digitalisierung Priorität hat.

„Natürlich können wir nicht jedes Stück sofort eindeutig identifizieren, da vieles beim Einsturz massiv beschädigt wurde“, erläutert Berger. Jedes Stück, das nicht eindeutig identifiziert werden kann, wird zunächst digitalisiert. So habe man laut Berger die Möglichkeit, am Bildschirm an dem Digitalisat weiter zu forschen. Originale, die nass geworden sind, werden schockgefroren und anschließend unter Vakuum aufgetaut. „Durch dieses Verfahren wird das Eis direkt in Gas umgewandelt. Das hat zur Folge, dass die Seiten nicht mehr zusammenkleben“, erklärt Berger. Glücklicherweise konnte der größere Teil der Originale trocken geborgen werden.

Ist das Original überflüssig?

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Urkunde mit Farbkarte auf einem Scanner. Bild: Anissa Zoghlami

Als Laie könnte man nun auf den Gedanken kommen, das Archivgut komplett zu digitalisieren, um danach die Bestände zu entsorgen. In etwa nach dem Motto: von Köln-Porz-Lind direkt in die Mülltonne. Diese Methode würde zwar viel Platz sparen, wird von den Archivaren aber ausgeschlossen, da auf dem Original immer noch Informationen sein können, die auf dem Digitalisat nicht zu identifizieren sind. Außerdem ist die Nutzung des Originals manchmal notwendig, zum Beispiel, wenn jemand über das jeweils genutzte Papier oder Wasserzeichen Forschungen anstellt. So ist trotz allen technischen Fortschritts ein Original niemals überflüssig. „Teilweise kommt es auf das kleinste Detail an, und das ist natürlich auf dem Digitalisat nicht mehr zu erkennen“, berichtet Berger.
Andreas Berger hat den Beruf des Archivars gelernt. Ein Archivar hat eine facettenreche Ausbildung. Dabei spielen beispielsweise auch juristische Fragen eine große Rolle. „Ein Original darf niemals weggeworfen werden, auch nicht wenn es in digitaler Form zu begutachten ist. Dies ist rechtlich nicht erlaubt“, sagt Andreas Berger. Trotzdem hat die Digitalisierung viele Vorteile. Die spätere Nutzung ist dann nicht mehr ortsgebunden und die Bestände können sicher aufbewahrt werden. „Eine beschädigte Akte kann gelagert werden, aber es ist nicht möglich, sie weiter zu nutzen, ohne die Beschädigung zu verschlimmern. In diesem Fall ist es dann sinnvoll, das Digitalisat zu nutzen“, erläutert Andreas Berger.

Wie wird dieses Projekt finanziert?

So ein groß angelegtes Projekt muss natürlich auch finanziert werden. Die Stadt Köln stellt Haushaltsmittel zur Verfügung, mit denen Scanner und die Einrichtung der Restaurierungswerkstatt gestellt werden konnten. Auch einige Mitarbeiter werden davon finanziert. Die Stiftung Stadtgedächtnis und zahlreiche weitere Institutionen stellen ebenfalls Geld für die Restaurierung und Digitalisierung bereit. Weiterhin ist es möglich, eine Restaurierungspatenschaft für besondere Stücke zu übernehmen. „Wir sind für jede Hilfe dankbar“, sagt Claudia Tiggemann-Klein. Generell geht die Stadt Köln in Vorleistung, bis geklärt ist, wer für den Schaden verantwortlich ist. Alles in allem ein vielschichtiges und arbeitsintensives Unterfangen. Ein neues Stadtarchiv-Gebäude ist bereits in der Planung. Dort kann das Archivgut dann wieder aufbewahrt werden – diesmal in analoger und digitaler Form.

Anissa Zoghlami